Column Bedrijf & Overheid; Hoe voorkom je stapels op je kantoor

Deze column is geschreven door  Eric van den Heuvel van Een Helder Hoofd (www.EenHelderHoofd.nl)  “Wij leveren nachtrust“. Concreet helpen wij kenniswerkers bij het verzamelen, beoordelen en ordenen van alle open eindjes die als werk gezien worden. Gevolg is dat er in het brein ruimte, een helder hoofd, ontstaat waardoor de stress wordt verminderd en men de creatieve eigenschappen van het brein optimaal kan benutten. 

Heb jij ze wel eens ontmoet. De drukke professional die in zijn kantoor, op zijn bureau of tegen de plint stapels heeft liggen met papieren, ordners en dossiers? Vast wel. Meestal zijn dit personen die je vertellen dat het erg druk is. Je bent bijna geneigd om zo snel mogelijk hun kantoor te verlaten, omdat je er zelf ook aan herinnerd wordt dat je nog wat stapels weg te werken hebt.

Hoe ontstaan die hardnekkige stapels.

Stel je bent net verhuisd van je oude kantoor naar je nieuwe kantoor. Je geniet van de ruimte, het lichte, het interieur, de lege kasten en de frisse geur. Maar dit is maar van korte duur. Nu moet je alle verhuisdozen uitpakken en de inhoud een plekje geven. Een klus die je het liefst wil uitstellen. Niet de kantoorbenodigdheden, decoratie zoals familie foto’s en de trofee van het laatste bedrijfsuitje zijn het probleem. Het zijn meestal de ordners, dossiers en papieren waar je nog iets mee moet. Nou goed, je neemt de inhoud van de dozen met tegenzin in je handen. Bladert ze wat door, je humt een keer en je neemt dan geen beslissing wat je er mee moet doen. Je legt ze daarom maar even ter zijde. Zo creëer je een “hum!”-stapel. Na het uitpakken van alle verhuisdozen, zijn je kasten gevuld. Maar je blijft zitten met een behoorlijke ‘hum!’-stapel van dingen met onduidelijke betekenis of doel. Deze verdwijnt meestal onder in een kast, het liefst waar je deze zo min mogelijk ziet.

Het gevolg van de ‘hum!’-stapel op je productiviteit

Je gaat de volgende dag lekker aan het werk in je opgeruimde kantoor. Maar in je achterhoofd blijft die ‘hum!’-stapel, achter in de kast, maar bij je knagen. Je bent toch bezorgd dat er nog iets in zit wat ieder moment organisatorisch kan ontploffen. Gevolg is dat je niet in je productieve flow komt, ondanks je nieuwe vers geschilderde en ingerichte kantoor. Je merkt dat dit ten koste gaat van je productiviteit.

Hoe versla je de ‘hum!’-stapel

Terug naar de oorzaak. De ‘hum!’-stapel wordt veroorzaakt omdat je geen besluit neemt. Terwijl je misschien maar 10 seconden nodig hebt om dit duidelijk te maken. Er zijn maar twee cruciale vragen die je bij ieder stuk hoeft te beantwoorden:
• Welk doel heeft het document, ordner of dossier?
• Wat is de eerst volgende actie die genomen moet worden om dit doel te bereiken?

Met de uitkomst op deze vragen heb je één van de volgende opties:
• Verwijderen. Zaken die niet interessant meer zijn of juridisch of belastingtechnisch niet meer bewaard hoeven te worden, kun je direct klaarleggen voor archiefvernietiging.
• Archiveren: Informatie waarop je geen actie hoeft te ondernemen maar in de toekomst misschien nog geraadpleegd moet worden, kunnen naar het archief. Heb je hiervoor geen ruimte, denk dan eens aan een externe archief opslag. Bijvoorbeeld bij het bedrijf Eduard Strang
• Delegeren: Behoort het stuk tot een doel dat niet meer bij jouw verantwoordelijkheid behoort, verplaats deze dan naar het kantoor van de juiste functionaris of afdeling.
• Later: Is er op korte termijn geen actie gewenst, noteer de actie dan op een Ooit/misschien lijstje. Noteer er dan ook bij waar je het betreffende stuk hebt gearchiveerd. Zo voorkom je een fysieke stapel met zaken die je ooit nog eens moet afwerken.
• Afwerken: Wil je dit stuk als je tijd hebt zo snel mogelijk afwerken, zet het dan op je to-do lijst voor deze week en bewaar het stuk onder handbereik.

Conclusie en tips

Qua arbeidsomstandigheden is het ook gevaarlijk om maar te blijven stapelen. Voor dat je het weet gebeuren er ongevallen op kantoor door omvallende stapels van dozen en dossiers. Als bedrijf ben je wettelijk verplicht om dit te voorkomen (Arbobesluit artikel 3.17 http://mijnwetten.nl/arbeidsomstandighedenbesluit/artikel3.17/). Naast gevaar, de verspilling van kostbare ruimte, kosten onduidelijke stapels ook mentale energie. Het uitstelgedrag wordt namelijk veroorzaakt door de gedachten dat je bij een besluit ook direct dit besluit moet gaan uitvoeren. Mijn tip is om dit patroon te doorbreken, zodat je weer overzicht en controle krijgt over je werk. Dit doe je door de twee, eerder genoemde, cruciale vragen te stellen over het doel en de actie die je moet ondernemen. Hierdoor wordt het besluit en het uitvoeren van het besluit van elkaar gescheiden. Dit noem ik professioneel uitstellen. In tegenstelling tot uitstelgedrag in de vorm van het verstoppen in stapels.

Wilt u ook een effectieve verwerking van u dagelijkse beslommeringen in uw werk neem dan contact op met: “Een Helder Hoofd”. www.EenHelderHoofd.nl Tel. 073-6222731, Office@EenHelderHoofd.nl

Column door Eric van den Heuvel van Een Helder Hoofd
Voor Eduard Strang Verhuizingen | Den Bosch

Lees alle columns op onze Blog-pagina of ga direct naar de Blog Bedrijf & Overheid